Tres elementos para el éxito del protocolo familiar
El protocolo familiar es el acuerdo que reúne el conjunto de normas establecidas por la familia propietaria para gestionar de manera eficiente su relación con la empresa y su patrimonio. Cuando no se cuenta con este escrito, es posible que las decisiones importantes que recaen en manos de la familia queden expuestas a circunstancias imprevistas, a consideraciones más emocionales que racionales, y con dificultad para lograr la resolución de conflictos. Tomarse el tiempo necesario para diseñarlo redunda en beneficios para el futuro de la empresa familiar y sus miembros.
La preparación del protocolo familiar es un proceso creativo para la construcción de un futuro en armonía y cooperación, que involucra a toda la familia desde la emoción y la ilusión. Es una actividad para promover discusiones, ejercitar la buena comunicación, resolver diferencias de opiniones y construir acuerdos efectivos. Lo valioso de esta experiencia es el fortalecimiento de los lazos, la unión y la confianza entre quienes participan en el proceso.
“Cada familia debe crear su propio compendio de acuerdos y reglas, confeccionándolo de acuerdo a su cultura, si realmente quiere un sistema de gobierno legítimo.”
Por lo tanto, concebimos al protocolo familiar, en tanto documento, como un depositario, un recordatorio de las normas pactadas que se han hecho conscientes. Sin el proceso de las discusiones, la escritura de dichas normas carece de valor efectivo. Lo importante es vivir las experiencias donde se conducen las conversaciones profundas, se hacen las reflexiones sobre los posibles escenarios y se generan las dinámicas de cambio. Por esta razón es que cada familia debe crear su propio compendio de acuerdos y reglas, confeccionándolo de acuerdo a su cultura, si realmente quiere un sistema de gobierno legítimo.
Eso, y solo eso, es un verdadero protocolo con normas que funcionan. Cualquier otra cosa es letra muerta que descansará por años en el apacible silencio del cajón de un escritorio, aunque lo hayan firmado todos los miembros de la familia en una ceremonia.
Las reglas siempre existen, provienen de las costumbres y dinámicas familiares. Implícita o explícitamente, son ellas las que permiten que el sistema funcione. Lo importante es hacer conscientes y estructurales esas normas que siempre han estado ahí, discutirlas, revisarlas y, de ser necesario, modificarlas o crear unas que guarden coherencia con el propósito que hemos basado en el sueño compartido.
Pero, atención: las normas no sirven cuando se copian literalmente de otros casos, ni siquiera cuando se parecen. Cada familia debe crear su propio compendio de acuerdos y reglas. Es importante recordar que un sistema de gobierno legítimo tiene sus bases en los valores y características de cada familia. En este apartado te comparto tres elementos que debemos considerar cuando queremos que el protocolo familiar tenga éxito, es decir, que cumpla con el rol para el cual fue creado:
A
Legitimidad y validez legal del protocolo familiar
La fuerza del protocolo es principalmente moral, y el hecho de infringir alguna regla se debe considerar como una falta seria hacia los valores de la empresa familiar y a la confianza de los firmantes. Sin embargo, en la mayoría de las jurisdicciones de habla hispana, hoy en día, no es reconocido jurídicamente y no se puede registrar como tal.
No es un documento ilegal, porque no va en contra de la ley. Como acuerdo privado está protegido pues se trata de un «pacto de caballeros», pero, ante la fuerza legal de un testamento o un acuerdo de accionistas debidamente registrado, puede quedar relegado a un segundo plano. España es de los pocos países del mundo que recogen en la ley el reconocimiento de la existencia del «protocolo familiar». El Real Decreto 171/2007, del 9 de febrero de ese año, si bien no lo regula, lo define como un «conjunto de pactos suscritos por los socios entre sí o con terceros con los que se guardan vínculos familiares con respecto de una sociedad no cotizada en la que se tiene un interés común».
Existen dos tipos de normas: las que controlan el funcionamiento actual del sistema (normativas de gobernanza vinculadas al mantenimiento del poder, control y estabilidad), y las que pretenden controlar lo que ocurrirá en el futuro, básicamente vinculadas con la sucesión.
Es importante que el espíritu de los pactos a los que se llegue en un protocolo familiar sobre la transmisión de acciones, así como algunos elementos administrativos de la compañía, queden reflejados en otros documentos legales y sean coherentes legalmente con ellos. Esto incluye a los estatutos constitutivos, los acuerdos de accionistas o los testamentos.
Es por lo que sugiero que el resultado de las conversaciones que se recojan en el protocolo sea compatible con la misma energía y empeño que con el resto de los instrumentos legales que vinculan a los accionistas con la empresa. En caso de incongruencias y de generarse un conflicto, la decisión podría quedar en manos de un juez, con las consecuencias en las relaciones de familia que eso conllevaría.
B
Modificaciones de las normas establecidas. ¿Es posible modificar el protocolo familiar?
No solamente se pueden, se tienen que modificar. Todo protocolo familiar debe adaptarse constantemente a las circunstancias cambiantes del sistema y su entorno. Por lo general, las normas que se recogen en estos documentos deben revisarse cada tres o cuatro años. Las familias, las compañías, el mercado, la tecnología, cambian a una velocidad cada vez mayor, y esto tiene un impacto directo en la relación, gestión y funcionamiento de las compañías privadas. También debe revisarse si han ocurrido eventos relevantes dentro de la familia o la empresa que afecten la capacidad de los socios de respetar los acuerdos previos.
Diversos estudios confirman que las adaptaciones de las organizaciones empresariales a los nuevos esquemas productivos se están produciendo en intervalos de tiempo cada vez más cortos. De hecho, en mi experiencia apoyando a las empresas familiares en sus procesos de profesionalización, he comprobado que en los últimos tiempos la frecuencia de revisión de las normas del protocolo ha bajado de unos diez años a tres y hasta a dos años.
Todo protocolo familiar, como instrumento vivo, debe adaptarse constantemente a las circunstancias cambiantes del sistema y su entorno. Las modificaciones deben hacerse de forma correcta: formalizar un cambio tiene su ritual. De otra manera, corremos el riesgo de desprestigiar el pacto y, con ello, abrir la puerta a sentar un precedente de un incumplimiento que puede quedar impune.
Para cambiar alguna norma en el protocolo familiar, lo ideal es hacer el planteamiento de modificación en el Consejo de Familia, bien en una sesión ordinaria o convocando una extraordinaria para tal fin, presentar la nueva propuesta y consensuar la(s) nueva(s) norma(s), que deberán ser recogidas en una nueva edición del protocolo, el cual será ratificado por los firmantes originales y/o los nuevos que se incorporen a los cambios.
Con esto, garantizamos que el protocolo sea un instrumento vivo que apoya la relación familia/empresa/propiedad, capaz de asegurar una vigencia acorde con los tiempos, con una realidad que se vive y se plasma en las normas.
C
Las leyes siempre van por detrás de las sociedades, pero la flexibilidad de una empresa familiar le permite estar al día con su configuración y funcionamiento como pocas organizaciones. Nada está escrito en piedra. Y menos un protocolo familiar. Así que te comparto el tercer elemento para lograr con éxito la implementación del protocolo familiar: el secreto no está en el contenido del documento, se encuentra en el buen funcionamiento del Consejo de Familia, el foro donde la familia se reúne para dirimir sobre sus necesidades y las del negocio en favor de la conservación de su legado. Foro cuyas pautas para su creación y dinámicas normalmente se incluyen en el protocolo familiar.
Guillermo Salazar es socio director de Exaudi Family Business Consulting®, experto en gobierno corporativo, planificación estratégica de la sucesión y patrimonios familiares. Ha asesorado a numerosas familias empresarias en sus protocolos, transición generacional, alineación de la visión de la familia y sus valores para la toma de decisiones y resolución de conflictos. Seguir leyendo
comparte este artículo