La gestión de la empresa familiar se ha reinventado para responder a una realidad sin precedentes desde la aparición de la pandemia. Es un hecho que la aceleración, en términos de digitalización de procesos, ha sido desafiante tanto para los accionistas como para quienes gestionan el negocio familiar.

La inversión en desarrollo de nuevos talentos, implementación de nuevas plataformas y soluciones tecnológicas, rediseño de procesos, nuevas formas para gestionar encuentros y tomas de decisiones son algunas de las acciones que más se han puesto en práctica para vivir en este nuevo normal.

A continuación les comparto cuatro elementos que las empresas familiares deben considerar antes de emprender los diferentes procesos de digitalización.

Hábito de comunicarse

La comunicación es esencial para que cualquier herramienta tecnológica pueda dar los resultados esperados y de los que tanto hemos escuchado. Trabajar en fortalecer las habilidades de comunicación es una de las tareas en las que la familia empresaria invierte tiempo y recursos,  dada su importancia para generar un clima de cordialidad entre sus miembros y apoyar a que las dinámicas relacionadas con el negocio y el patrimonio sean más eficientes.

Sin embargo, es posible que el entusiasmo por digitalizar procesos, simplificar agendas, y reducir jornadas, pueda crear la percepción de que ya no es necesario mantener las conversaciones, darle espacio a que ocurran los acuerdos y  brindar el tiempo necesario para que las voluntades del grupo familiar encuentren un lugar común. El proceso de transformación digital es necesario y su éxito dentro de la empresa familiar se potenciará si la comunicación forma parte de los valores y hábitos de quienes la conforman.

Transparencia y confianza

La confianza forma parte de las relaciones y los vínculos entre los miembros de la familia empresaria. Se encuentra en la base sobre la que se toman un número importante de decisiones en los órganos de gobierno. Por ello, será saludable para la empresa familiar fomentar las dinámicas y hábitos que fortalezcan procesos dotados de transparencia así como la comunicación tal y como ha sido señalado en el apartado anterior.

Comprender que la información debe ser pertinente y clara, servirá para definir cuáles son los mensajes, formatos y canales idóneos para que cada uno de los miembros de la familia cuente con la información y así evitar confusión e incertidumbre. Por consiguiente habrá mayor transparencia para el grupo familiar y profesionales externos que se encuentren involucrados.

Cuando las dinámicas promueven la debida fluidez y claridad, el valor agregado impactará el resultado en las prestaciones digitales. Entonces estaremos sumando eficiencia y transparencia, y por ende cultivando la confianza en el grupo familiar, pues situaciones como el acceso a la información relevante e inmediata, integración de los miembros familiares, podrán quedar satisfechas y optimizadas. 

Si bien la digitalización involucra cambios en el diseño de los procesos, habilidades para gestionarla, recursos para implementarla; la mentalidad o mindset también se hace necesario cambiarla, ajustarla o actualizarla. Es imposible querer ser más eficiente haciendo las cosas de una forma diferente si esperamos que esa nueva realidad opere bajo las mismas premisas y dinámicas que existían antes de la digitalización.

Pasamos de tener jornadas de reuniones y trabajo totalmente presenciales a tener que gestionar actividades y procesos a distancia, en entornos digitales, con una interacción muy diferente entre los involucrados. Es preciso entonces mencionar que esas formas que antes nos generaban confianza ya no serán luego de la transformación digital. Entonces estaremos hablando de construir confianza y ser transparentes en formas que antes no habíamos experimentado y eso nos invita a ser flexibles en nuestro mindset.

Necesidades de la gobernanza

Definir las actividades, formas y responsables presentes en las dinámicas de la empresa familiar, desde las reuniones de juntas directivas, consejos de familia o los diferentes órganos de gobierno, promoverá el orden y desenvolvimiento de las acciones con mayor eficiencia y un ambiente ameno para la toma de decisiones. Cuando nos referimos a la estructura de gobierno corporativo para una empresa familiar, debemos considerar que esta debe atender la necesidad de la familia empresaria y su negocio. Es decir, responder a su complejidad de manera que la gestión y el desenvolvimiento del negocio pueda alcanzar los objetivos que se han propuesto.

Es esta complejidad de la estructura de los órganos de gobierno la que empieza a marcar las necesidades de incorporar herramientas de comunicación e información, la cual se corresponde con los procesos y dinámicas de los miembros que están involucrados en la gestión. Fueron evidentes los cambios en estas dinámicas desde el inicio de la pandemia provocada por el COVID-19: agendas de reunión más cortas y precisas, el incremento de digitalización en procesos que involucran altos niveles de seguridad, aumento en el número de reuniones de los representantes de los órganos de gobierno, toma de decisiones más ágiles y líderes más cerca de los procesos operativos.

Ese nuevo panorama y la respuesta para atender los nuevos formatos cambiaron la gestión de la gobernanza en la empresa familiar, cambio que fue mejor digerido por aquellas empresas que contaban con órganos de gobierno conformados y responsables, que aquellas que aún se encontraban en proceso de organizarlos. 

Riesgos en la  digitalización

En un tema amplio y de una velocidad de cambio tan alta como la misma digitalización, se hace complejo identificar los principales riesgos. Sin embargo, basados en nuestra experiencia, podemos señalar que la falta de organización y planificación en la empresa familiar son los principales responsables que abren la puerta a la vulnerabilidad de la información.

Una vida tan digitalizada puede provocar que se subestimen los niveles adecuados de seguridad. La diversificación de las comunicaciones ha provocado que sea necesario digitalizar documentos, procesos, autorizaciones, información confidencial; que además son guardados en diferentes plataformas y con distintos proveedores alrededor del mundo. Se crea un escenario que vulnera la seguridad del bienestar de la familia y su patrimonio. 

Los informes sobre ciberataques que no sólo nos hablan de la cantidad de estos ataques sino de formas que cada día son más sofisticadas, causaron alerta en un número importante de empresas familiares luego de esta abismal aceleración hacia la digitalización. Es por ello que  tener un objetivo que marque la ruta, la organización previa de la empresa familiar, documentar los procesos, clasificar información en niveles de importancia y confidencialidad, elegir a los responsables en los órganos de gobierno, son elementos clave para luego emprender el camino de la planificación y la digitalización.  

Guillermo Salazar es socio director de Exaudi Family Business Consulting®, experto en gobierno corporativo, planificación estratégica de la sucesión y patrimonios familiares. Ha asesorado a numerosas familias empresarias en sus protocolos, transición generacional, alineación de la visión de la familia y sus valores para la toma de decisiones y resolución de conflictos. Seguir leyendo

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