O protocolo de uma empresa familiar é um processo criativo que envolve toda a família, desde a emoção à ilusão, para a construção de um futuro em harmonia e cooperação. É uma atividade para exercer uma boa comunicação, resolver construtivamente diferenças de opinião e chegar a acordos eficazes. O verdadeiro valor desta experiência é o aumento da unidade e da confiança entre os envolvidos no processo.

Por isso, concebemos o protocolo familiar, enquanto documento, como um repositório das regras acordadas que se tornaram conscientes. Sem o processo de discussão, a escrita carece de valor efetivo. O importante é viver as experiências onde ocorrem conversas profundas, onde se efetuam reflexões sobre possíveis cenários e se geram dinâmicas de mudança. É por isso que cada família deve criar o seu próprio compêndio de acordos e regras. Ele tem de ser um fato à medida, se quer mesmo um sistema de governo legítimo.

Isso, e só isso, é um verdadeiro protocolo com regras que funcionam. Qualquer outra coisa é uma carta morta que repousará durante anos no silêncio pacífico de uma gaveta de secretária, mesmo que tenha sido assinada por todos os membros da família numa cerimónia bonita e cara.

As regras existem sempre. Implícita ou explicitamente são elas que fazem o sistema funcionar. O importante é tornar conscientes e estruturais as normas que estiveram presentes, discuti-las, analisá-las e, se necessário, modificá-las ou criar normas coerentes com o propósito em que baseámos o sonho partilhado.

Mas, cuidado: as regras não funcionam quando são copiadas literalmente de outros casos, nem mesmo quando estes são semelhantes. Cada família deve criar o seu próprio compêndio de acordos e regras. Tem de ser um fato à medida, se quer mesmo um sistema de governo legítimo.

VALIDADE LEGAL DO PROTOCOLO FAMILIAR

A força do protocolo é essencialmente moral, e o facto de violar alguma regra deve ser considerado como uma grave violação dos valores da empresa familiar e da confiança dos signatários. No entanto, na maioria das jurisdições de língua espanhola, hoje em dia não é legalmente reconhecido e não pode ser registado como tal.

Não é um documento ilegal, porque não é contra a lei. Como acordo privado está protegido, visto que se trata de um “acordo de cavalheiros”, mas, dada a força legal de um testamento ou de um acordo de acionistas devidamente registado, pode ser relegado para segundo plano.

Espanha é um dos poucos países do mundo que incluem na lei o reconhecimento da existência do “protocolo familiar”. O Real Decreto 171/2007, de 9 de fevereiro desse ano, embora não o regule, define-o como um “conjunto de acordos assinados entre si ou com terceiros com quem os laços familiares são mantidos no que diz respeito a uma empresa não cotada em que exista um interesse comum”. (nota 1)

Existem duas categorias de regras: as que controlam o atual funcionamento do sistema (regulamentos de governação ligados à manutenção do poder, do controlo e da estabilidade), e as que procuram controlar o que vai acontecer no futuro, basicamente ligadas à sucessão.

É importante que o espírito dos acordos alcançados num protocolo familiar sobre a transferência de ações, bem como alguns elementos administrativos da empresa, se reflitam noutros documentos jurídicos e sejam juridicamente coerentes com eles. Isto inclui os estatutos, acordos de acionistas ou testamentos.

É por isso que sugiro que o resultado das conversações incluídas no protocolo seja compatível, com a mesma energia e compromisso, com os restantes instrumentos jurídicos que ligam os acionistas à empresa. Em caso de inconsistências e de conflitos, a decisão poderia ficar nas mãos de um juiz, com as consequências nas relações familiares que isso implicaria.

AS REGRAS ESTABELECIDAS PODEM SER ALTERADAS?

Não só podem ser modificados, como têm de ser modificados. Todos os protocolos familiares devem adaptar-se constantemente às circunstâncias em mudança do sistema e do seu ambiente. Em geral, as regras contidas nestes documentos devem ser revistas a cada três ou quatro anos. Famílias, empresas, mercado, tecnologia, mudam a uma velocidade crescente, e isso tem um impacto direto na relação, gestão e funcionamento de empresas privadas. Deve igualmente ser revisto se ocorrerem acontecimentos relevantes na família ou na empresa que afetem a capacidade dos sócios de respeitarem os acordos anteriores.

Vários estudos confirmam que as adaptações das organizações empresariais aos novos regimes produtivos ocorrem em intervalos de tempo cada vez mais curtos. Com efeito, na minha experiência de apoio às empresas familiares nos seus processos de profissionalização, descobri que, nos últimos tempos, a frequência de revisão das regras do protocolo baixou de cerca de dez anos para três e até dois anos.

Todos os protocolos familiares, enquanto instrumentos vivos, devem adaptar-se constantemente às circunstâncias em mudança do sistema e do seu ambiente. As modificações devem ser feitas corretamente: formalizar uma mudança tem o seu ritual. Caso contrário, arriscámos desacreditar o pacto e, com ele, abrir a porta a um precedente de uma violação que pode ficar impune.

Para alterar qualquer regra do protocolo familiar, o ideal é fazer a proposta de alteração no Conselho de Família, seja numa sessão ordinária ou convocando uma extraordinária para o efeito, apresentar a nova proposta e chegar a acordo sobre as novas normas, que devem ser incluídas numa nova edição do protocolo, que será ratificada pelos signatários originais e/ou pelos novos incorporados por essas alterações. (nota 2)

Com isto, garantimos que o protocolo é um instrumento vivo que suporta a relação família/empresa/propriedade, capaz de garantir uma validade conforme os tempos, com uma realidade vivida e refletida nas normas.

As leis evoluem a uma velocidade menor que as sociedades, mas a flexibilidade de uma empresa familiar permite-lhe acompanhar a sua configuração e operação como poucas outras organizações. Nada está escrito em pedra. E muito menos um protocolo familiar. O segredo de um bom protocolo familiar não está no conteúdo do documento, está no bom funcionamento do Conselho Familiar.

Artigo de Guillermo Salazar. Sócio-gerente da Exaudi Family Business Consulting®. Publicado em EF Consulting

A efconsulting ®, marca registada da EmFaConsulting – Consultoria a Empresa Familiar, Lda, foi criada em 2004 por professores e pesquisadores portugueses e espanhóis, ligados ao mundo académico de escolas e universidades e com experiência de trabalho em empresas de diversas dimensões e setores de atividade, com o objetivo de se dedicarem às empresas e organizações que necessitam de aconselhamento especializado, com especial relevância para as de origem Familiar.